经验谈

　　2005年底，中远海运慈善基金会（以下简称基金会）应运而生。截至2024年底，累计组织实施慈善公益项目超过1000例，积累了海量的项目数据和资料。随着中国公益事业的迅猛发展，特别是2020年底脱贫攻坚全面转入乡村振兴，公益项目管理面临的要求越来越高，迫切需要更高效的管理手段与之相适应。如何让管理总部及时了解现场情况？如何让一线人员及时了解政策信息和资源状况？如何对帮扶资金进行有效监管？如何将帮扶成果进行更充分地分享？成为公益项目管理的一道难题。运筹帷幄之中、决胜千里之外，信息的及时互通和精准传达是这场管理变革的决胜关键，数字化转型成为必然。

　　公益项目传统管理模式的问题和瓶颈

　　一是信息碎片化问题导致项目资料不系统、不完整。基金会的公益项目管理涉及年度计划编制、项目立项审批、资金收付管理、项目进度跟踪、项目资料交付等环节，其中既涉及基金会层面的管理，也涉及一线项目的管理，节点众多。在传统操作模式下，项目和资金的管理都是依托手工台账，信息资料往往分散在各个责任主体手中，信息的载体也是五花八门，导致管理过程和成果是碎片化和非标准化的，很难收集清晰而完整的项目资料，理清所有项目的资金脉络。信息来源的分散给项目监管及工作交接等带来诸多不便，阻碍了工作效率的提升。随着时间的积累，项目存量越来越大，传统操作模式越来越难以应对。

　　二是数据、流程标准化问题导致数据不精准、操作不规范。

　　首先是数据的标准化问题。数据采集是公益项目管理的关键工作，在传统操作模式下，需要采集哪些数据字段，数据的口径如何定义，往往不清晰不连续，有很大随机性，容易导致历史数据的不连贯、不完整、口径不一致。特别是在完成追溯期很长的统计任务时，往往由于没有前期的数据基础，需要从历史项目材料中扒数据，不仅耗时耗力，还很难做到及时精准。

　　其次是流程的标准化问题。传统操作模式缺乏清晰细致的操作流程，项目从立项到收付款到跟踪再到交付，各个节点或者不同时期的责任人容易按照自己的习惯来操作，人为因素影响较大，不可避免会导致操作的随意性。

　　再次是系统集成化问题导致平台运行效率低下。主要反映在信息系统建设的顶层设计方面。在基金会数字化转型阶段业内已有一些成型的公益项目管理系统，但大多反馈效果不是太好，主要原因是系统集成化没有做好。项目管理的操作不仅是项目部门的事情，还要考虑和其他业务模块的集成，特别是要考虑和审批流程及财务资金流程的融合，否则必然会形成信息孤岛和操作断点。

　　然后是数据共享问题导致数字化成果应用严重受限。公益项目管理的一个重要成果就是项目数据，可以直观地帮助管理和决策，并规避项目风险。数据的共享程度越高，项目管理往往越成功。而在传统操作模式下，项目数据分散在各种表格、项目材料和角色中，很难看到清晰和完整的数据源。

　　基金会数字化转型历程

　　筑基阶段（2016-2018年）：自行开发信息系统，初步实现项目管理的数字化。

　　面对10余年的海量手工数据，首先依托桌面数据库和VB开发平台，自行开发了中远海运慈善基金会信息系统1.0版，将历年的手工数据整理成数据库，并实现了基本业务流程的数字化及局域网范围的数据共享。1.0版的开发开启了基金会的数字化之旅，不仅实现了零投入的自行立项和自主研发，更为后续升级打下了良好的基础。

　　提升阶段（2018-2020年）：依托OA系统进行全新的升级改造，实现全方位的数字化。

　　针对1.0版功能的局限性，我们启动了2.0版的立项：将系统升级移植到OA系统，使应用系统与OA应用深度融合；与财务SAP系统进行集成，实现财务业务一体化；突破局域网的限制，让更多的一线项目人员通过远程登录的方式，共同维护和享用业务数据，有效提升乡村振兴的监管效果。在此基础上，融合所有部门的功能需求，突破项目管理的局限，将之打造成一个标准的ERP系统。系统依托泛微平台（OA系统）开发，由OA系统进行单点登录，实现了对基金会所有业务流程进行优化后的数字化呈现。2.0版系统的开发，是基金会当前数字化应用和升级改造的母版。

　　完善阶段（2020-2023年）：进一步完善相关功能，实现银企直联等功能，充分打通流程断点，让系统更加好用。

　　系统升级为2.0版后，功能提升效果明显，但还有一些功能存在断点（线下操作），流程没有完全走通，主要包括银行付款、票据处理等环节。为此项目组再次发力，进行了最后1公里的断点疏通，实现了基金会系统与银行系统的对接（银企直联）、电子票据的自动开具等功能，实现了端到端流程的畅通。

　　公益项目管理数字化的实战路径

　　经过数年的不懈努力和数次改版升级，基金会成功打造了集项目管理、财务管理、投资管理、公文管理、综合事务管理、统计分析等模块于一体的全方位数字化管理平台（ERP），充分实现了数据共享和操作流程的标准化、规范化，极大提高了办公效率，有力促进了基金会的数字化转型。

　　以项目关键ID为主线进行资料归集整理，彻底解决信息碎片化，实现资金和项目监管的可视化。

　　信息化的解决方案是将每个项目赋予唯一的ID值，同时对命名规则进行规范化，在此基础上进行项目立项、收付款等操作及信息资料的归集管理，使材料有序且完整，并方便索引查询，实现资金和项目监管透明化和可视化，更便于工作交接。特别是遇到相关审计、评级等场景，系统可以快速导出项目材料，大大提高工作效率。

　　对数据和流程进行标准化、规范化，使项目管理更加精准，并极大方便上手操作和工作交接。

　　针对项目命名、数据字段、数据口径等数据相关问题，在进行梳理的基础上实现了标准化和规范化，其中兼顾了相关主管部门的统计要求，并兼容历史数据。同时，对操作流程进行梳理和优化，进而实现标准、规范、快捷的数字化操作。以上累计优化的数据字段和流程达数百项之多，为数字化转型打下坚实基础。为配合系统上线，编制了系统操作手册，印发给一线项目管理人员，极大方便了工作。

　　深度的集成化消除信息孤岛和操作断点，操作流程一气贯通。

　　一是与OA系统进行集成，实现数据流与审批流的完全融合。由于基金会的公文审批依托OA系统实现，考虑审批流和数据流的融合需要，我们在升级2.0版的开发平台选择时，确定在OA系统（泛微平台）开发。传统的信息系统中公文审批和数据录入是分步进行的；而基金会数字化平台的设计理念是先数字后文本，即先建立业务数据表单，再由表单触发公文审批流程（签报、付款单等），将表单及附带文件自动引入公文作为附件，在公文审批的同时自动实现数据的留痕，达到公文流转和数据处理的融合。以项目立项为例，先建立项目计划表单，由此生成项目立项表单（可以上传项目协议、项目方案等附件），再由立项表单触发立项签报，项目审批完成时数据关联也自动建好了，不需要再次录入数据，大大提高了效率和准确度，其他业务操作如收付款等大体一致。

　　二是与财务系统进行集成，充分实现业务、财务一体化。在资金管理上，基金会数字化平台开发了功能强大的费用控制模块用于实现收付款、票据等一条龙管理，在此基础上更实现了与银行网银系统的银企直联，彻底消灭了资金管理流程的断点。为了充分实现财务业务一体化，在系统升级时确定了以项目id为基础的订单化管理模式，在此基础上进行与SAP系统之间的集成。系统集成后，通过在项目立项等阶段提前进行数据配置，在收付款操作时触发SAP的自动过账及财务凭证的归集管理。

　　经过上述集成，系统实现了公益项目管理的全流程贯通，项目的立项审批、资金管理、账务处理、项目材料交付等流程有序衔接，所有操作流程均是由上一节点自动触发，从首端到末端全部贯通，不需要人为干预，没有操作断点，将此前通过人工线下操作的繁杂节点，全部透明化和自动化，逻辑性强，上手便捷，在高效运转的同时，也确保了留痕的客观性。

　　提高管理人员的参与度和数据共享程度，用平台汇聚更多人力资源。

　　通过流程的节点设计，赋予各级项目管理人员相应的角色，实现数据的充分共享共维。项目在立项并付款后，相关流程被推送到一线项目人员（挂职帮扶干部）的角色下，由其通过VPN远程登录OA系统进行后续的付款材料及项目材料的提交。同时，一线项目人员可以看到责任地区所有项目的全过程，而基金会可以看到所有项目的全貌。基金会人员、一线项目人员既是信息的维护者，又是信息的享用者，互为耳目，一举两得。经由“项目进度管理”模块，一线项目人员和基金会人员可以迅速查看项目进度情况，掌握资料提交及缺失情况。不仅节省了众多的人工，同时使项目有效数据信息呈几何级增长。

　　为了提高数据共享效果，系统开发了强大的报表功能，从项目明细表，到总体情况表，从项目立项、收入、支出、受益明细等角度进行全方位的展现，并可按照时间、项目类别、收支类型、地域、受益对象等不同的口径进行查询，同时支持图表展示，让数据以智能化的方式充分共享，使基金会的管理者和一线项目人员能够在自身的权限内全面及时准确地了解项目情况，为项目的决策和实施提供有效依据。

　　有关经验教训

　　一是考虑与OA审批流的融合，系统选择了泛微平台作为开发平台。而泛微的特长是流程管理而非应用系统开发，对后台技术人员依赖过大。同时系统的更新调试也要视集团OA服务器的整体运行情况而定，时效性受到影响。

　　二是由于系统采用了基于流程的运行机制，只有流程经过的角色节点才能浏览相关项目情况，新增授权用户无法立即浏览前期的项目情况，需要手动进行流程跳转留痕后才能实现（受开发平台限制无法批量操作）。

　　三是个别字段在项目初期设计得过于理想化，颗粒度过细，增加了填报工作量，信息的可用性也不大，如受益信息的采集等。

　　四是数字化建设中让既懂业务又懂技术的复合型人才深度参与，可显著提高效率和成功率。

　　未来，基金会的数字化平台将积极匹配基金会的发展战略和管理变革，为公益项目管理和乡村振兴继续贡献光热。

　　【作者单位：中远海运慈善基金会】